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Business Intelligence: aplique na sua empresa ou escritório contábil

Coletar dados de sua empresa é apenas o primeiro passo para preparar relatórios, tecer cenários e traçar estratégias. Você faz isso ao transformar números em informações úteis e valiosas, por meio de ferramentas úteis à melhoria constante de sua empresa.

Falaremos hoje sobre Business Intelligence (BI), ou seja, a ferramenta de inteligência de negócios que pode ajudar no seu negócio, levando você a descobrir respostas para suas perguntas e, portanto, a adotar decisões negociais mais assertivas.

Entenda como o BI pode fazer a diferença para o sucesso de um empreendimento, analisando cenários e apontando o caminho para soluções assertivas.

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Business Intelligence: para que serve?

O BI é utilizado para coletar, processar, analisar, compartilhar e disponibilizar informações úteis que estejam armazenadas em seu banco de dados, por maior que ele seja.

Em nosso post, falaremos sobre o banco de dados da empresa, cujo conteúdo ela já tem conhecimento, ainda que ele não esteja organizado. Isso é diferente do conceito de big data, que também é um banco de dados, porém contendo grandes volumes de conteúdos, das mais distintas fontes como:

  • Redes sociais;
  • E-mails;
  • Mensagens on-line;
  • Sites etc.

O Business Intelligence engloba todas as tecnologias, técnicas e metodologias que transformam uma enorme quantidade de dados brutos em um conjunto de informações que fazem sentido para a empresa e, o mais importante: permite compartilhar essas informações.

O data mining — que é a principal ferramenta de garimpagem de dados — está contido no BI.

Como aproveitar os dados contábeis no Business Intelligence?

Como aproveitar o Business Intelligence na sua empresa, mais especificamente a partir do processamento dos dados fiscais da área de contabilidade?

É mais do que sabido que os dados financeiros de receitas, custos e despesas de uma organização são os elementos básicos para a análise e tomada de decisão nos negócios.

É comum que as empresas utilizem dados de várias fontes — inclusive da imprensa — e que nem sempre são confiáveis. O Business Intelligence, nesse caso, pode unir diferentes fontes de dados, consistir com a contabilidade promovendo visões adequadas e confiáveis para as necessidades das diferentes áreas da empresa.

Uma das principais dificuldades é a “blindagem” dos dados contábeis, muitas vezes esses dados estão até separados da empresa, por questões de confidencialidade e a responsabilidade ser de um contador ou profissional contábil, mas não deixam de ser uma fonte importantíssima para implementar inteligência no negócio.

Sendo assim, normalmente, esses dados não são visualizados pela maioria dos funcionários, incluindo os de venda e marketing.

Como o Arquivei lida com a inteligência de negócio, através dos dados contábeis?

Existem soluções avançadas em Business Intelligence voltadas para a área contábil como o Arquivei, que pode trabalhar os dados de sua empresa dentro do seu próprio banco de dados, de forma organizada e acessível para que você possa acessá-los intuitivamente e on-line.

Se a sua empresa tiver controle sobre os seus documentos fiscais é possível agir de diferentes formas que somam forças ao BI, através desses arquivos é possível desenvolver diversas estratégias, por exemplo:

No caso de Notas Fiscais eletrônicas (NFe) e Notas Fiscais de Serviço (NFSe), é possível saber quanto foi gasto em cada produto e assim renegociar com o fornecedor do produto ou serviço.

No caso de Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) é possível saber quantas e quais NFes foram carregadas naquele frete e também conversar com a transportadora para uma possível revisão de contrato.

Enfim, são diversas maneiras em que os dados contábeis contribuem para a inteligência de negócio, seja em uma empresa ou em um escritório contábil.

É importante ter todos esses dados centralizados e armazenados com segurança, para que toda consulta seja confiável. Outra forma de gerar inteligência é trazendo previsibilidade de ações, por exemplo:

  • Saber quando o fornecedor carregou o caminhão;
  • Controlar a entrada de mercadorias com aplicativo mobile;
  • Identificar notas emitidas contra o CNPJ da empresa que foram Canceladas ou que estão Indevidas;
  • Controlar devoluções de produtos, etc.

Para quem lida diretamente com a área contábil, fiscal e tributária, é importante ter em mãos relatórios com atributos como CFOP, alíquotas, ICMS, valor, fornecedor, entre outros.

Somente em uma ferramenta de consulta e gestão de documentos fiscais, que pensa em inteligência de negócio, é possível encontrar essas e outras funcionalidades ainda mais interessantes, que podem se encaixar perfeitamente no seu negócio!

Implementando o Business Intelligence no seu negócio

Para começar a movimentar o BI dentro do seu negócio, é importante preparar a equipe e saber como lidar com as dúvidas de todos, veja abaixo algumas dicas:

1. Explique para a equipe a importância do BI

Para que o Business Intelligence seja aproveitado ao máximo é necessário mostrar a importância dessa estratégia e estimular a equipe a alimentá-la. Quanto mais pessoas engajadas e pensando, melhor as chances de identificar oportunidades para aumentar os ganhos e reduzir os custos.

2. Defina como será feita a integração e compartilhamento dos dados

Para todos estarem alinhados com o objetivo da estratégia é preciso de integração e compartilhamento, mas com acessos restritos. A ferramenta que vai fornecer esses dados ao seu negócio deve estar preparada para assumir o compromisso e entender que existem níveis de acesso. A chave para o sucesso é escolher corretamente qual será sua parceria para organizar e compartilhar esses dados.

Conclusão

O BI além de trabalhar com grande volumes de dados provenientes de múltiplas fontes também é capaz de fornecer material para sua visualização em formatos gráficos.

Ou seja, se você já tem esses dados e a ideia de como trabalhá-los, é fácil construir formatos gráficos para mostrar à sua equipe e aos seus fornecedores!

Na verdade, é um despropósito que os seus dados financeiros não possam ser acessados a qualquer momento em que se precise tomar uma decisão ou analisar uma tendência. Isso implica perda de tempo e, consequentemente, de negócios.

Podemos dizer, nesse caso, que os gestores estão desperdiçando a visualização de dados em gráficos; isso poderia trazer insights valiosos para o desenvolvimento e consolidação de ações capazes de incrementar o negócio.

É importante destacar que o Business Intelligence é uma tecnologia de leitura e, portanto, não aceita a escrita. Com isso, não é possível alterar dados.

Além disso, com a ferramenta, você pode selecionar quais dados serão lidos e quais poderão ser acessados pelos usuários de forma individual.

Quer reduzir o tempo de acesso às informações de sua empresa? Adote o Business Intelligence de forma direta ou por meio de consultoria especializada nas necessidades contábeis.

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